3 Hal Ini Perlu Dilakukan Sebelum Kita Mencetak Dokumen

Sebagai Mahasiswa/i atau seorang karyawan kantor, pekerjaanya tidak akan lepas dari sebuah dokumen berupa laporan, tugas, data data penting, dll. Banyaknya dokumen yang dikerjakan terkadang membuat kita teledor dalam hal menyimpan dan mencetaknya kadang kita kehilangan file atau salah mencetaknya. Untuk menghindari hal tersebut Skyroof memberikan Tips apa saja yang harus dilakukan sebelum kita mencetak dokumen agar aman dan terhindar dari hal yang tidak diinginkan dari dokumen kita.

1. Amankan Dokumen Dengan Membuat Folder Revisi 

Jika menyerahkan laporan pada Dosen atau Manajer, dan kalian mendapatkan revisi dari laporan yang telah diserahkan buatlah folder revisi serta tuliskan tanggal pada saat itu, copy paste file tersebut contohny folder Revisi 1(12/09/15) folder ini berisi file yang belu direvisi, setelah mendapatkan revisi buatlah folder Revisi 2(23/09/15) yang mana folder ini berisi revisi yang telah kalian terima. Hal ini memudahkan kita mengamankan dokumen serta memudahkan untuk mencetak dokumen, Karena yang dicetak adalah dokumen baru yang sudah direvisi pada folder baru yang telah kalain buat. 

2. Convert Dalam Bentuk .PDF

Microsoft Word memiliki banyak versi jika kalian mencetak dokumen di komputer lain atau di rental percetakan tidak maslah jika versi Ms. Word sama dengan yang kalian miliki pada Laptop atau Komputer namun format dokumen menjadi acak acakan karena file dibuka pada versi Microsoft Word yang berbeda, kerapian dokumen yang sudah dikerjakan semua jadi acak acakan, solusinya adalah dengan mengkonvert dalam ekstensi PDF, software yang sederhana untuk convert dalam bentuk PDF adalah Foxit Reader atau kalian bisa menggunakan Foxit Phantom yang memiliki fitur lebih banyak. Format file dalam bentuk PDF tidak akan berubah ubah sekalipun dibuka dalam software yang berbeda, misalnya kalian menggunakan Foxit Reader sedangkan ketika mencetak dirental membuka menggunakan Adobe Reader, hal ini tidak akan merusak file. Namun jika kalian memilik Printer sendiri tidak masalah langsung mencetak dengan format .docx Microsoft Word

3. Jangan Pernah Mencetak Dokumen Asli 

Sebelum mencetak kebanyakan yang dilakukan adalah mengecek hasil pekerjaan jika ada kesalahan kita akan memperbaikinya, hal ini pasti kita lakukan, namun jika yang kita edit adalah dokumen asli itu sebuah kesalahan. Karena nantinya kita bisa me review kembali apa yang berubah pada dokumen kita, seperti halnya kita mengedit sebuh foto pada adobe photoshop kita tidak akan membuat file original jika membuka file originalpun kita tetap menyimpan dalam foto yang baru, jika ingin mencetak pastikan kalian copy paste terlebi dahulu jika memang ada kesalahan pada saat hendak mencetak lakukan point pertama dengan membuat folder revisi, sehingga kita dapat meninjau kesalahan pada dokumen. Apalagi kita pergii ke rental percetakan dan file asli tidak di copy melainkan disimpan di flashdisk, rental percetakan adalah sumber penyebaran virus jika file kalian terkena virus tamatlah sudah.